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イベント会場とのやり取りなど、イベントの運用はプロに任せた方が安全な理由

販促イベントをご検討の方必読!

以前このブログに掲載した販促イベントに関する記事「これだけは知っておきたい! 販促イベントを成功に導く、3つのポイント!」において、イベント会場とのやり取りで細かな作業が発生して大変、と書きましたが、実際にどのような作業が発生するのか、イベント業務管理士1級の資格を持つ弊社ディレクター監修の元、ご紹介してまいります。特に、販促イベント初心者の方にはぜひ読んでいただきたい内容です。ぜひご一読ください!

イベント会場とのやり取りで、気をつけるべき3つのポイント

①提出書類は非常に煩雑!慣れていないと貴重な時間が奪われる!

これは、本当に見落としがちなポイントでして…。正直弊社の申請作業を担当している人間からも「誰かに変わってほしい!」と、悲痛な叫びが聞こえてきそうなぐらいです(笑)。イベント会場は各会場ごとに様々な決まり事がありまして、その決まり事に沿った申請作業が必要になります。申し込みひとつとってもほとんどの場合、仮予約申込書、本申込書、外来作業申請書などが必要です。

また、会場への搬入出や駐車場の押さえが必要な場合は、そのスケジュールや車両情報(車種や全幅、ナンバー、カラーまで必要な場合もあります)、搬入会社情報の提出など。さらに、会場で告知協力がある場合はそれに加えて原稿の審査、校正のやりとりも発生します。他には会場の設備・備品をどこまで使用するかを確認するための設備・備品利用申込書や、会場の電源使用図なども提出します。もちろん詳細な図面も必要です。

②万が一に備えて、保険の加入は大丈夫?

「イベント中に何か事故があったらどうしよう?」「なんかあったら自分の責任問題として何とかしなければいけないの?」と不安に思われているご担当の方も多いかと思いますが、イベント用の保険が実は存在します。イベント実施の際は必ず保険に加入しましょう。当社で販促イベントを代行する際には、すべてイベント保険に加入して運営しています。もし、イベント中に会場の設備を損壊してしまった場合、当然会場に弁償しなければなりませんが、保険に入っていれば、そのやり取りもトラブルにならず、安心です。

③場合によっては、各種届け出が必要。

公共の場などでチラシを配る際は、その管轄の警察署に届け出を提出します(道路使用許可申請書と、実施エリアの地図、チラシ原稿など)。また、イベント開催の際はその管轄の消防署に届け出を提出する必要があります。その際は催物開催届出書やイベント企画書、会場図面等の提出が必要です(会場やイベント内容によっては、警察、海上警察、保健所への申請も必要となります)。

上記で記した申請各種の大半は直接提出しにいかなければいけないので、それがとーっても面倒です。さらに申請が承認された後、道路使用許可証をまた直接とりに行かなければなりません(泣)。

そして、それらをちゃんと申請した証を会場に提出しないと、会場の許可が下りないというわけです。

まとめ

このように、販促イベント実施の際は、すべきことがたくさんあります。実際に当社のクライアントから「急ぎでイベントを実施したい」というお話があっても、「この時期からイベントを企画しても、準備不足が原因でトラブルが起こる可能性がかなり高いです」などと、実施時期の見直しをご提案するケースもあります。

「販促イベントを実施したいんだけど…どうすればいい?」とお悩みの方、お気軽にお問い合わせください。これまでのイベント運営で培ってきたノウハウと有資格者の知見で、最適なご提案をいたします。

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